• القيادة في قصة نبي الله سليمان والهدهد
    نحن الآن واقفون على مقربة من جيش عظيم، جيش يتكون من إنس وجن ووحوش وطيور، إنه جيش سليمان عليه السلام، أعظم ملوك الأرض، حيث استجاب له رب العزة جل جلاله حين سأله: (رَبِّ اغْفِرْ لِي وَهَبْ لِي مُلْكًا لَّا يَنبَغِي لِأَحَدٍ مِّنْ بَعْدِي) فسخر الله له أمورا لم يسخرها لأحد من قبله ولا من بعده. فصار سليمان بن داود عليهما…
    إقرأ المزيد...
  • قوة الأخلاق
    الأخلاق.. مشترك إنساني عام من القيم والفضائل التي جبل الله الناس عليها، فأصناف البشرية كلها تعترف بالمعاني الفاضلة والأخلاق العالية، وأصول هذه الأخلاق قدر متفق عليه، بل هناك فلسفة خاصة للأخلاق والفضائل في كل أمة وتراث وعصر وثقافة، فالصدق والكرم والوفاء والعدل والصبر والتسامح معانٍ محمودة في كل القيم الإنسانية، وفي مقابل ذلك معانٍ مذمومة فيها: كالكذب والظلم والزور والعقوق…
    إقرأ المزيد...
  • أحبَّ طفلَك كما هو
    من الأمور الضرورية لنمو الطفل النفسي بشكل صحيح شعوره بقيمته الذاتية، وتقديره من قبل الأشخاص الذين يعيش معهم أو حولهم. ومن أبرز الأمور التي تساهم في تحقيق هذا الجانب للأطفال شعورهم بأنهم محبوبون من الأشخاص المهمين في حياتهم، ويأتي الوالدان بشكل خاص على رأس هذه القائمة. ربما يقول قائل: "وهل هناك والد لا يحبّ أبناءه"؟! صحيح أنه لا يوجد إنسان…
    إقرأ المزيد...
  • كيف تغرسين شجرة الصدق في أطفالنا ؟
    غرس شجرة الصدق يقتلع الكثير من الأخلاق السيئة من نفوس أولادنا ، بل ويساعدنا على غرس الكثير من الأخلاق الطيبة فيهم ، فالصدق بداية سلسلة الأخلاق الحسنة ، والكذب هو بداية سلسلة الأخلاق السيئة ، وليس هذا مبالغة ، ولكنها وصية نبوية خالدة (إن الصدق يهدى إلى البر، وإن البر يهدى إلى الجنة، وإن الكذب يهدى إلى الفجور، وإن الفجور…
    إقرأ المزيد...
  • النشاط البدني والدراسة
    من المهمِّ أن يوفِّرَ الشَّخصُ وقتاً لممارسة الرياضة والنشاط البدني، لاسيَّما في أثناء الاختبارات عندما يبدو أنَّ كلَّ ما يفعله هو الجلوس على المكتب، والعمل طوال اليوم (وحتَّى إلى الليل في أغلب الأحيان). لماذا نمارس الرياضة؟
    إقرأ المزيد...
  • الفسفور هام لبنية العظام
    الفسفور معدن يختبئ في عظامنا ، عضلاتنا و أنسجتنا العصبية، هو ضروري للدماغ ولكنه يساهم وبالتآزر مع الكالسيوم في تكوين العظام. يحتوي جسم الإنسان على 700غ من الفسفور ، وهو ثاني أكثر معدن موجود في جهازنا بعد الكالسيوم(1كلغ) . يتوزع الفسفور بنسبة 80% في العظام ،10% في العضلات ، و 10% في الأنسجة العصبية ( يساعد على التذكر والاستذكار عند…
    إقرأ المزيد...
  • قواعد لضبط السعرات الحرارية
    إن نسبة كبيرة من الكوليسترول الذى يصل أجسامنا تأتى من الأغذية المحفوظة أو المجهزة وكثير من الناس في الحقيقة لا تنتبه لذلك عند الشراء فتراهم يندفعون وراء شهيتهم ويلتقطون أغذية مختلفة من هنا وهناك. يحملون بها عربات البضائع التى يجرونها داخل السوبر ماركت وهم غافلون عن أن كثير من هذه الأغذية التي اشتروها تحمل لهم سما قاتلا اسمه الكوليسترول.
    إقرأ المزيد...
  • الأبعاد الستة التي تحدد النمط الانفعالي في الإنسان
    عالم الدماغ والأعصاب ريتشارد ديفدسون، الذي قضى عقوداً طويلة في ميدان أبحاث الدماغ، قدم طروحاته حول موضع التأثير الانفعالي في الدماغ في كتاب صدر له مؤخراً بعنوان "الحياة الانفعالية في الدماغ The Emotional Life of Your Brain "، وأجرت معه مجلة مونيتور أون سايكولوجي (Monitor on Psychology) في عددها الأخير مقابلة تحدث فيها عن أهم اكتشافاته وأبرز طروحاته.
    إقرأ المزيد...
  • تغلب على رائحة العرق بالغذاء الصحي
    هناك أسباب عدة لرائحة العرق الكريهة كاختلال الهرمونات أو قلة العناية الشخصية وغيرها..ولكن هل فكرت بتأثير الغذاء الذي تأكله ومساهمته في رائحة جسمك؟نعم إن الغذاء الذي تتناوله من أهم أسباب رائحة الجسم الخارجية لذا انتبه لطعامك وحاول تجنب الأطعمة التي تصدر روائح قوية ونفاذة غير محببة وفي المقابل احرص على الأغذية التي تعطر رائحة جسمك من الداخل حين تتناولها.
    إقرأ المزيد...

البوابة

طباعة

تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا

Posted in الإدارة

businessكان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه،

 

فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب".

البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.


 

  • إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  • إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  • إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  • إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  • إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  • إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.


 

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.

والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!

ولا تنسَ أن تكتب لي على هذا العنوان:

المصدر : www.khayma.com

FacebookMySpaceTwitterDiggDeliciousStumbleuponGoogle BookmarksRedditNewsvineTechnoratiLinkedinRSS Feed