• الخطوات السبع الرئيسية للتدريب الفعال
    1- علاقات التفاھم والتواصل بين المدرب والمتدرب: يتمثل نموذج المدرب الناجح الذي يتمتّع بالخبرة في مجال تدريب المتدربين في ذلك الشخص الذي يمنحك إحساساً بالتواصل والتفاھم واللطف والسھولة عند الحديث والاحتكاك به. إنّ ھذه النوعية من المدربين تعمل على تنمية ھذه المھارات لديھا حتى تستطيع بناء علاقات جيدة مع العملاء لديھم تقوم على التواصل والتفاھم والثقة والشعور بالمودة ،مما يؤدي…
    إقرأ المزيد...
  • نصائح للتغلب على غثيان الصباح
    يمكن لغثيان الصباح أن يمنعك من الحصول على المواد الغذائية والطاقة التي تحتاجينها أنت وطفلك، كلي ما بوسعك وتأكدي من الحصول على ما يكفي من السوائل. هو في الغالب يكون في الصباح لكن عند بعض النساء يمكن أن تشعر بالغثيان في أي وقت من اليوم .سوف تجدي هنا بعض النصائح التي تفيدك: * اختاري الأطباق الباردة فهي أقل نكهة وحدة…
    إقرأ المزيد...
  • على حد الفتن
    قال رسول الله صلى الله عليه وسلم «ستكون فتن القاعد فيها خير من القائم والقائم فيها خير من الماشي والماشي فيها خير من الساعي من تشرف لها تستشرفه فمن وجد فيها ملجأ أو معاذا فليعذ به»، نعم لقد تماوجت بنا الفتن صغيرها وكبيرها أصبحت في حياتنا اليومية تحفنا وفي أوطاننا تهزنا وفي شعوبنا تؤطرنا حتى أطفالنا أصبحوا في تخبطها يتساءلون…
    إقرأ المزيد...
  • الإداري الناجح
    مفهوم يثير الجدل ، وطالما تمت مناقشته في المحافل الفكري والإدارية ، ويتلخص في : حصر طبقة المديرين بالفنيين المتخصصين. وهي أن يكون مدراء المشروع الصناعي من المهندسين، ومدراء المشروع التجاري من خريجي كلية الإدارة والأعمال .. وواقع الأمر أن هنالك فارقاً كبيراً بين وظيفة المدير ووظيفة الفني . بحيث تتوافر في كل واحد صفات أساسية تتناسب مع طبيعة كل…
    إقرأ المزيد...
  • الصبر أو الصبار
    يمكن إرجاعُ استعمال نَبات الصَّبْر إلى 6000 سنة سابقة، منذ أيَّام المصريين القُدماء، حيث حيث كان هذا النَّباتُ يُرسَم على المنحوتات الحجريَّة؛ وقد عُرِفَ باسم "نبات الخلود plant of immortality"، كما كان يُقدَّم كهديةٍ عندَ دفن الموتى من الفراعنة. الأسماء الشَّائعة ـ الأَلوة الحقيقيَّة (الصبَّار) aloe vera، الأَلوة أو الصَّبر، ونَبتة الحرارة burn plant، زنبق الصحراء lily of the desert،…
    إقرأ المزيد...
  • أيهما أفضل البيض المقلي ام المسلوق؟
    يعتبر البيض مصدرا جيدا للبروتين الكامل والمواد الغذائية الأخرى ، واختيار اسلوب الطهي يساعد في التحكم بالسعرات الحرارية التي نستهلكها خلال اليوم وذلك بالتقليل من كمية الدهون عند طهي البيض. لذا فغالبا ما يتم اختيار البيض المسلوق  للأشخاص الذين يرغبون في الحد من السعرات الحرارية والدهون والكوليسترول.
    إقرأ المزيد...
  • حتى لاتكون التكنلوجيا أداة هدم وقتل في آن واحد
    إن العقل البشري هو عنصر التمييز بيننا وبين المخلوقات الأخرى، لذا يجب علينا أن ‏نعي أننا سبب بنائه كما أننا قد نكون سببًا في دماره وهدمه.‏ نحن الآن ننعم بعصر من الرفاهية في كافة المجالات وخاصةً في مجال التكنلوجيا ‏المنتشرة هنا وهناك ،والمتاحة للجميع سواء أكانت في المنزل أوالشارع أوالمؤسسة ‏،والتي تسهل على مستخدمها الوقت والجهد حال تقنينه في استخدامها.…
    إقرأ المزيد...
  • نصائح في الاسترخاء لتخفيف الإجهاد والضغط
    يمكن للاسترخاء أن يساعدَ على تخفيف أعراض الإجهاد والضغط النفسي؛ كما يمكنه أن يساعدَ الشخص على الهدوء والتفكير بموضوعية تجاه أيَّة حالة مسبِّبة للإجهاد. وعلى الرغم من أنَّ سببَ القلق لن يختفي، إلاَّ أنَّ الشخصَ سيشعر - على الأرجح - بقدرة أكبر على التعامل معه بمجرد أن يتخلَّى عن التوتُّر الموجود في جسمه ويُصفِّي أفكارَه. إنَّ جميعَ طرق الاسترخاء تجمع…
    إقرأ المزيد...
  • الرياضة واهميتها
    مقال عن فوائد الرياضة ،الرياضة واهميتها ، بحث عن الرياضة المثابرة على ممارسة الرياضة أهم من حدة التمارين يكفي أن نتمرن نصف ساعة يوميا يمكن أن تكون عشر دقائق ثلاث مرات في اليوم في معظم أيام الأسبوعكي تستمر في ممارستك للرياضة أنصحك أن تختار النوع الذي تحبه وإن كنت تكره كل أنواع الرياضة لا بد أن تحب التنزه مع الأصدقاء…

البوابة

طباعة

تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا

Posted in الإدارة

businessكان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه،

 

فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب".

البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.


 

  • إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  • إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  • إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  • إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  • إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  • إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.


 

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.

والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!

ولا تنسَ أن تكتب لي على هذا العنوان:

المصدر : www.khayma.com

FacebookMySpaceTwitterDiggDeliciousStumbleuponGoogle BookmarksRedditNewsvineTechnoratiLinkedinRSS Feed