• الطريق إلى بيئة العمل الفعالة
    يرتكز الطريق إلى البيئة المثالية للعمل على جوانب ثلاث، تمثل المرتكزات الثلاث الرئيسية لبيئة العمل في أي هيئة أو مؤسسة، وسيتم في هذه المقالة والمقالات القادمة عرض تلك المرتكزات وتأثيرها، ثم وضع برامج عملية واقعية قابلة للتنفيذ؛ من أجل الوصول إلى بيئة عمل مثالية، وتلك العناصر كما يلي: أولاً: القيم. ثانياً: القيادة. ثالثاً: الموظف. أولاً: القيم: وهي أول تلك المرتكزات…
  • هل تعاني من حب الشباب؟ انتبه لغذائك
    يدعي بعض الأطباء أن مشكلة حب الشباب تأتي من المعدة فالحل الجذري الذي يقضي على هذه الحبوب المزعجة هو الغذاء. ولكن إن كنا واقعيين سوف نذكر أن حب الشباب هو مشكله في فترة معينة من عمر الشباب سببها الأول التغير في هرمونات الجسم ولن يستطيع أحد أن يمنعها تماماً ولكن هناك عوامل تزيد من ظهور هذه الحبوب وعوامل تقلل وتساعد…
    إقرأ المزيد...
  • عدم تحمل اللاكتوز
    يعني عدمُ تحمُّل اللاكتوز بأنَّ المرء لا يستطيع هضم الأغذية الحاوية على اللاكتوز، وهو سكر موجود في الحليب والأطعمة المصنوعة من الحليب، وبعد تناول الأغذية المحتوية على اللاكتوز، فقد يشعر المرء بعسر الهضم في المعدة، كما وقد تظهر الأعراض التالية:• الغازات.
    إقرأ المزيد...
  • دور الانفعالات في الحياة الاجتماعية
    تخيل أن إنساناً اختفت عواطفه فجأة، كيف ستكون حياته الاجتماعية؟ كيف ستكون علاقاته مع الآخرين؟ وتعامله مع المواقف الاجتماعية؟ أو... لماذا تتخيل ذلك؟ يمكنك التعرف إلى حوادث حدثت في الحقيقة انتزعت فيها أجزاء من الدماغ مسؤولة عن الانفعالات، في تجارب على بعض الحيوانات، أو حالات توقفت فيها هذه الأجزاء عن العمل بعد تلفها بسبب حوادث معينة في أدمغة الإنسان، أو…
    إقرأ المزيد...
  • العنف الأسري
    انتشر العنف الأسري بصورة كبيرة في المملكة حتى أصبح يمثل ظاهرة، وليس حالات فردية تحدث كيفما اتفق هنا وهناك، ووفقا لإحدى الاحصائيات بلغ عدد حالات العنف 1000 حالة، ويقع ضحيته الأطفال والنساء والمسنون، والاعتداء يتخذ أشكالا مختلفة جسديا ونفسيا ومعنويا، وغالبا ما يتم التسامح عنه لان التقاليد تملي ذلك فالكثير من الآباء أو الأزواج يعتبرون الضرب حقا مشروعا لهم،
    إقرأ المزيد...
  • إثراء رأسمالك الاجتماعي بالشبكات الصحيحة أسلوب جديد للتنظيم الإداري
    كارين شو إن التشبيك ليس مجرد ما يبدو عليه من مزايا، حيث إن من المحتمل أن ينحدر لكي يصبح مؤلما كما يقول مارتن جارجيولو، الأستاذ المشارك للسلوك التنظيمي ، وخبير الشبكات الاجتماعية. ويقول ''نعرف في أيامنا هذه أنه يمكن للشبكات أن تكون بمثابة موجودات تساعدك على إنجاز الأمور، ولكن الشبكات يمكن أن تمثل التزاماً ومسؤولية كذلك''. ويمكن للشبكات أن تكون…
    إقرأ المزيد...
  • الاجتماعات الناجحة
    إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين . من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً . تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك . بالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .
    إقرأ المزيد...
  • الناردين
    النَّاردين (حَشيشَة الهر) Valerian هو نَباتٌ مَوطنُه الأصليُّ في أوروبا وآسيا؛ كما أنَّه وُجِدَ في أَمريكا الشِّمالية.   استُخدم النَّاردين كعشبٍ طبِّي منذ زمن اليُونان القديمة وروما على الأقل. وقد وُصِفَت استخداماتُه العِلاجيَّة من قِبَل أَبقراط Hippocrates، كما وَصفَه جالينوس Galen في القَرن الثَّاني الميلادي لعِلاج الأَرَق.   الأسماءُ الشَّائِعة ـ النَّاردين valerian، النَّبتة الشَّافية all-heal، تَبَّاع الشَّمس الحَدائِقي garden…
    إقرأ المزيد...
  • عامنا الهجري تمهل
    تدور عجلة الزمن بسرعة مذهلة ترتجف منها القلوب الحية، ذلك أن المسلم يكاد يطيش عقله عندما يقف مع نفسه محاسباً: ماذا قدم فيما انقضى من أيام عمره ولياليه؟ ويزداد خوفاً وفرقاً عندما يستحضر ما رواه الترمذي وابن ماجة وغيرهم من حديث أبي هريرة - رضي الله عنه - قال: قال رسول الله - صلى الله عليه وسلم -: (أعمار أمتي…
    إقرأ المزيد...

البوابة

طباعة

تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا

Posted in الإدارة

businessكان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه،

 

فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب".

البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.


 

  • إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  • إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  • إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  • إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  • إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  • إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.


 

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.

والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!

ولا تنسَ أن تكتب لي على هذا العنوان:

المصدر : www.khayma.com

FacebookMySpaceTwitterDiggDeliciousStumbleuponGoogle BookmarksRedditNewsvineTechnoratiLinkedinRSS Feed