• التدليل الزائد للأبناء لا ينجم عنه إلا الندم وسؤال الآخرين
    حين يسمح له بتدخين السجائر وهو في العاشرة، وقيادة السيارة بين الفرجان وهو في الثالثة عشرة، وضرب أخته الكبيرة لانها خرجت دون اذنه وهو في السادسة عشرة، (وتحيير) ابنة عمه عنادا، لا رغبة فيها وهو في العشرين، فلن يمر وقت حتى نقرأ ذلك الاعلان الذي يصرخ بما فيه. حين يكبر وهو يعتقد ان المشاجرات العنيفة من قيم الرجولة، وان اهانة…
    إقرأ المزيد...
  • وقفات وتأملات مناسبات الزواج
    في فصل الصيف تكثر مناسبات الخطوبة والزواج ، ولسوء حظي فإن بيتي يقع بين صالتي أفراح ولذا فإنني كثيراً ما أتأذى بسماع صوت " المتفجرات " والألعاب النارية التي لا تقل بشاعة عن إطلاق العيارات النارية .قلما أشارك في مناسبات الأعراس لكن المشاركة في قليلها يكفي لاتخاذ قرار قطعي بعدم المشاركة ويكفي للقول : بأن الأفراح لدينا تشبه كل شيء…
    إقرأ المزيد...
  • تلك الجنة
    الحديث عن الجنة في القرآن والسنة عجيب ومشوق وله أسلوب فريد آخاذ، ولعلي أن ألفت الانتباه إلى طريقة بديعة من طرائق الوحي للتشويق إلى الجنة، وأساليب القرآن والسنة في ذلك كثيرة ومتنوعة وعجيبة، ومن ذلك أن المتأمل يجد أن حديث القرآن والسنة عن الجنة ونعيمها في أغلبه يتكلم ويصف ما نراه أنه الأقل في نظرنا في الدنيا ويصف أدنى النعيم…
    إقرأ المزيد...
  • كيف تقود موظفيك نحو النجاح؟
    (لا يمكن لأحد أن يصبح قائدًا ناجحًا، إن أراد أن ينجز العمل لوحده، أو أراد أن تنسب كل الإنجازات له) أندرو كارنيجي تحدثنا في المرة السابقة عن مفهوم التمكين، والذي يعني "إعطاء مزيد من المسؤوليات، وسلطة اتخاذ القرار بدرجة أكبر للأفراد في المستويات الدنيا"، وتطرقنا أيضًا إلى أبعاد التمكين والتي تحتوي على، وأيضًا الأساليب المعاصرة للتمكين، والآن سوف نتحدث عن…
    إقرأ المزيد...
  • الحب المستحيل
    إن قليلاً من الصد والتمنع في العلاقات العاطفية ، أمر مفهوم وربما كان لابد منه .. وهذا الصد والتمنع يساعد المرأة على الحفاظ على ثقتها بنفسها وعلى أنها محبوبة ومطلوبة .. وعادة .. يزيد الصد والتمنع من حماس الرجل ومن جهوده كي يفتن المراة ويظفر بها بعد أن يبرهن لها عن حبه بمختلف الوسائل ..
    إقرأ المزيد...
  • سياسة النشر
    سياسة النشر:  ترحب بوابة الخيمة بمشاركاتكم من مقالات وتعليقات وأفكار ومقترحات، بما يخدم رؤية وأهداف هذه البوابة وضمن الشروط  التالية: شروط المشاركة بالمقالات:  أن تكون المقالات المرسلة بلغة عربية سليمة مراعية لقواعد اللغة وخالية من الأخطاء. أن تكون اللغة المستخدمة سهلة مفهومة لغير المختصين حتى تعم الفائدة لأكبر شريحة ممكنة من القراء. أن تقدم المقالة باسم كاتبها الصريح ونبذة مختصرة…
  • فريدريك تايلور
    قبل حلول عام 1880 لم يكن هناك أساس علمي وأسلوب منهجي تسير عليه الإدارات بالمؤسسات، فقد اعتمدت تلك الإدارات بشكل أساسي على الخبرة والمهارة فقط..حتى ظهر فريدريك تايلور ذلك المهندس الشاب الذي جاء آنذاك ليغير تلك الأفكار بإرساء مبادئ الإدارة العلمية، إذ أكد على أن المديرين يجب أن يعملوا بناء على دراسة علمية متعمقة مرتبطة بمجال العمل، وألا يقوم العمل…
    إقرأ المزيد...
  • الإجازة الزوجية ملاحظات نفسية اجتماعية
    إن مصطلح الإجازة الزوجية يتضمن درجة من السخرية اللاذعة ، وبشكل خفي ومبطن .. لأن الإجازة تكون عادة في الأعمال الاعتيادية المعروفة العضلية أو الفكرية ، حيث يمكن للإجازة أن تكون مريحة ومفيدة يتخفف فيها المرء من أعباء العمل ومشقاته وواجباته ومسؤولياته ، ويقضي أوقاتاً جميلة مسترخياً ومرتاحاً ، بعيداً عن العمل وعن مشكلاته وضغوطه . وفي الإجازة عموماً تجديد…
    إقرأ المزيد...
  • صديقي المشغول
    تنشأ علاقات الصداقة وتتطور بتأثير عوامل متعددة، منها ما يتعلق بالظروف والبيئات الخارجية، لكن يبقى دائماً للفرد أصدقاء مقربون يحب أن يحافظ على صداقتهم على الرغم من تغير الظروف وتحولات البيئة والواقع الخارجي. وعندما تلاحظ أن علاقتك بأحد أصدقائك تتراجع ، وأن طبيعتها تتغير ، وأن سبب ذلك هو انشغاله الدائم ، وأن هذا الأمر بدأ يؤثر فيك ويشغل تفكيرك…
    إقرأ المزيد...

البوابة

طباعة

تعال "نُهَنْدِر" مكاتبنا

Posted in الإدارة

businessكان صاحبنا الأول دائماً بين أقرانه. وكان يختال دائماً بأنه أقربهم إلى الجديد. وكثيرًا ما وقف بينهم خطيباً أو معلماً ولأن لكل جواد كبوة، فقد كانت كبوة صاحبنا في فوضويته المتناهية. فما إن تدخل مكتبه حتى تصاب بالاكتئاب من المظهر العام له. حيث تجد غابة من الأوراق في كل مكان؛ حتى الحاسوب لم يَعُد يستفيد منه. ورغم ذلك يدَّعِي أنه يعرف مكان كل ورقة وكل قلم على مكتبه. وتفرق زملاؤه عنه،

 

فقد خافوا أن يغرقوا معه في بحر الفوضى. وبسبب الفوضى أصبح كسولاً ثقيلاً كَدُبٍّ روسيّ.

لكنه فجأة انتبه إلى أيامه الأولى وتذكر كيف كان.. وكيف أصبح ؟! وسأل نفسه: ما الذي يمنعني من التخلص من الفوضى في حياتي عامة ؟! وفي مكتبي على وجه الخصوص ؟! وكيف يكون ذلك؟! وبعد تفكير عميق وجد الإجابة في كلمتين "هَنْدَرَة المكتب".

البداية:

لعلك في البداية سوف تسألني عن معنى "الهَنْدَرَة"، ولن أستغرب ذلك، ولكني سوف أصاب بخيبة الأمل إذا سألتني: ما معنى مكتب ؟!

"الهندرة" كلمة منحوتة من كلمتين: (هندسة) و (إدارة) وتعني إعادة الهيكلة أو إعادة البناء. وأظنك الآن قد فهمت قصدي مما نريده من مكاتبنا.. أَعِدْ بناء مكتبك بعقلية ونظام المهندس؛ فهيَّا معي.


 

  • إذا لاحظت أوراقًا على مكتبك لا تعرف متي وضعت، فأنت تعاني….
  • إذا كنت تردد : (لقد كانت الورقة هنا.. أين ذهبت؟!) فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحتفظ دائمًا بأوراق دون أن تستعملها، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تذهب إلى الاجتماعات دون ترتيب جَيِّد لغياب بعض المعلومات عنك، فأنت تعاني…
  • إذا كنت تعتبر نفسك مُنَظَّماً وتقضي في اليوم 20 دقيقة؛ لترتيب أوراقك فأنت تعاني..
  • إذا كنت تحفظ بعض الأوراق في غير ملفاتها، فأنت تعاني..
  • إذا كانت سلة المهملات عندك تخرج بلا ورق كل يوم.. فأنت تعاني..
  • إذا كنت لا تستطيع العثور على أي ورقة خلال دقيقة واحدة، فأنت تعاني..
  • إذا كنت تتلقى مكاتبات تقول لك: (ما زلنا في انتظار رَدِّك) فأنت تعاني..
  • إذا كان يحدث لك 60% مما سبق، فأنت تعاني من عدم النظام في مكتبك، وربما سوف يستمر الحال معك كثيراً وتفقد كثيراً من الناس الذين لن يثقوا بعد ذلك في قدرتك على إنجاز أعمالهم؛ ولذلك ابدأ من الآن في ترويض النَّمِر الورقي على مكتبك، وهناك ثلاث طرق فقط لتجعل هذا النمر طَوْعَ يمينك:

الطريقة الأولى: الأوراق على مكتبك

عندما تكون الأوراق على مكتبك، فإن هذا يعني أنها غير مخزنة، ولكن إما أنك تقوم بقراءتها أو أنك تقوم بكتابتها أو أنك تُوَقِّع عليها أو تعرضها، ودعني أسألك: هل تترك أموالك على المكتب ثم تضع عليها أموالاً ثم أموالاً ثم أموالاً ثم تدعي أنك سُرِقْت؟!.. إن الأمر بالنسبة لورقة مهمة قد يكون أخطر من أموال كثيرة؛ فقد تتعلق تلك الورقة بحياة بشر.

ودعني أقول.. مكتبك ليس مخزنًا، مكتبك من الفِعْل (كَتَب) (يَكْتُب) فهو للكتابة والقراءة فقط.

الطريقة الثانية: الورقة تُخَزَّن

عندما لا تكون في حالة استعمال للورقة ما فلا تضعها على مكتبك أبداً، وقم بتخزينها فوراً، وتخزينها يعني أنك تضعها في الملف المناسب لها، وذلك بالآتي:

انْتَقِ مجموعة من الملفات السميكة التي تتسع لمائتي ورقة على الأقل، ثم قُمْ بترقيم تلك الملفات.

قم بكتابة الموضوعات التي تتعامل فيها بالورق يوميًّا مثل الصادر، الوارد، خاص، ضرائب، بعد ذلك اكْتُب عنوان كل ملف على كعب الملف، ثم أي ورقة بعد ذلك صنفها إلى موضوعها، واحفظها فورًا في ملفها.


 

الطريقة الثالثة: الورقة في سلة المهملات

إذا كنت لن تحتفظ بالورقة فإن أقرب الأماكن لها هي سلة المهملات، واسأل نفسك: ما هو أسوأ شيء يمكن أن يحدث لو أنني تخلصت من هذه الورقة؟ وفي الواقع سوف تجد الإجابة: لا شيء؛ لأنها لو كانت ذات أهمية لاحتفظت بها في الملف الخاص بها.

والآن..

إذا كنت تريد أن تختبر نفسك: هل قمت بهندرة مكتبك أم لا؟ فلتقم بذلك عن طريق اللعب؛ ولذا هيَّا بنا نلعب لعبة الأوراق.

لعبة الأوراق:

بعد أن تتخلص من كومة الأوراق على مكتبك تَسَلَّى بمراقبة أدائك وتحديد كفاءتك في التعامل مع الأوراق الجارية من خلال (لعبة الورق). قبل أن تغادر مكتبك كل يوم ولمدة أسبوع، افْحَص كل ورقة وكل ملف ملقًى على سطح المكتب أو بجواره، وأَعْطِ كل ورقة (نقطة) كما يلي:

(+5) لكل ورقة لم تستقر في مكانها الصحيح؛ لأنك لم تستطع أن تحدد ماذا تفعل بها، أو أنك نسيت وضعها في المكان المناسب.

(+3) لكل ورقة في ملف (أعمال اليوم) كان ينبغي عليك الانتهاء منها في ذلك اليوم ولم تفعل.

(+2) لكل ورقة كان ينبغي تحويلها لِجِهَة أخرى.

(+1) لكل ورقة زائدة عن العشرين في أي ملف فيه أكثر من عشرين ورقة.

(-1/2) لكل ورقة في أي ملف يوجد فيه أقل من عشرين ورقة (مثال: 19 ورقة تأخذ نصف درجة).

(-1/2) لكل ورقة وضعت في مكانها المناسب.

(-1) لكل ورقة في ملف أعمال الغد، وكل ورقة سَجَّلت بياناتها في التقويم للمتابعة في اليوم التالي.

اجمع محصلة نقاط كل يوم:

في الأسبوع الأول يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة.

في الأسبوع الثاني يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 15 درجة.

في الأسبوع الثالث يجب ألا يزيد عدد النقاط عن 30 درجة للأسابيع الثلاثة.

عندما تحقق الهدف الأخير تكون قد نظمت نفسك في ثلاثة أسابيع.

وعندما نلتقي في المرة القادمة إن شاء الله أرجو أن تخبرني هل هندرت مكتبك أم لا ؟!

ولا تنسَ أن تكتب لي على هذا العنوان:

المصدر : www.khayma.com

FacebookMySpaceTwitterDiggDeliciousStumbleuponGoogle BookmarksRedditNewsvineTechnoratiLinkedinRSS Feed